Dürfen Mitarbeiter die Dienstreise privat verlängern?

Aktuelle Rechtsfrage:

So manche Dienstreise führt einen an Orte, zu denen man schon immer mal wollte. Da bietet es sich an, an den geschäftlichen Termin noch ein paar Tage Urlaub dranzuhängen. Müssen Sie als Chef das erlauben und was muss steuerlich beachtet werden?

Antwort:

Auch wenn Dienstreisen manchmal zu attraktiven Zielen führen, so bleibt meist keine Zeit, sich die Stadt anzuschauen oder mal den Strand zu besuchen. Da wäre es doch nett, das Notwendige mit dem Schönen zu verbinden und ein paar Tage Urlaub vor Ort dranzuhängen. Einen Anspruch darauf haben Ihre Mitarbeiter aber nicht. Außerdem stellt sich die Frage, welche Kosten Sie als Arbeitgeber übernehmen. Letztlich müssen Ihre Angestellten auch wissen, ob und wie sie eine solche verlängerte Geschäftsreise steuerlich absetzen können.

Ist eine Verlängerung erlaubt?

Grundsätzlich spricht nichts dagegen, an eine Dienstreise noch einen kurzen Urlaub dranzuhängen. Es gelten für diese Urlaubstage die üblichen arbeitsrechtlichen Regelungen. Das bedeutet aber auch, dass Ihre Arbeitnehmer ganz regulär einen Urlaubsantrag stellen müssen. Und den können Sie beispielsweise ablehnen, wenn die Verknüpfung von Arbeitsreise und Urlaub für den Betrieb einen übermäßigen bürokratischen Aufwand bedeuten würde. Oder wenn eine umgehende Nacharbeitung der Ergebnisse der Dienstreise im Betrieb zwingend erforderlich ist. Im Übrigen können wie sonst auch andere dringende betriebliche Gründe oder vorrangige Urlaubspläne anderer Mitarbeiter im Weg stehen.

Wer trägt die Kosten der Reise?

Bei einer reinen Dienstreise übernehmen in der Regel Sie als Arbeitgeber die Kosten für An- und Abreise, Unterkunft und Verpflegung. Umgekehrt tragen Ihre Angestellten die Kosten einer privaten Reise natürlich selbst. Schwieriger wird es bei einer gemischten Reise, also beispielsweise drei Tagen Urlaub nach einer einwöchigen Konferenz. Sie können die privaten Auslagen für die Verlängerung der Unterkunft selbstverständlich mittragen. In diesem Fall handelt es sich für den Arbeitnehmer aber um steuerpflichtigen Arbeitslohn und Sie müssen die dienstlichen und privaten Kosten auch gegenüber dem Finanzamt getrennt angeben.

Was ist mit den Fahrtkosten?

Da die Arbeitnehmer ja ohnehin von der Dienstreise hätten zurückreisen müssen, dürfen Sie die Kosten der Rückfahrt mit Bahn oder Auto übernehmen. Das gilt auch dann, wenn die Rückreise ein paar Tage später nach angehängten privaten Urlaubstagen erfolgt. An den Kosten wird sich in der Regel kaum etwas ändern. Etwas anderes kann gelten, wenn die Mitarbeiter mit dem Flieger unterwegs sind. Da die Preise schon bei wenigen Tagen Verschiebung deutlich variieren können, müssen Sie genau hinschauen. Ist der spätere Rückflug nach der privaten Reiseverlängerung teurer als der direkte Flug nach Ende der dienstlichen Verpflichtung, muss der Arbeitnehmer die Differenz selbst zahlen. Ansonsten ist der Mehrpreis wieder gesondert auszuweisen und vom Arbeitnehmer zu versteuern.

Können Mitarbeiter die Reisekosten steuerlich absetzen?

Übernehmen Sie als Chef keine Kosten der Dienstreise, was vermutlich eher selten passieren dürfte, können Angestellte dienstliche Reisekosten von der Steuer absetzen. Als Faustregel gilt, dass die berufliche Veranlassung der Reise mindestens 10 Prozent betragen muss. Nutzt Ihr Mitarbeiter seinen Jahresurlaub in den Bergen, um vor Ort ein kurzes Dienstgespräch zu führen, ist die Reise als reines Privatvergnügen steuerlich irrelevant. Trifft er sich hingegen im Anschluss an ein einwöchiges Seminar ein paar Stunden mit Freunden, spielt dies auch keine Rolle. Beträgt der private Anteil der Reise weniger als 10 Prozent, können die gesamten Reisekosten in die Steuererklärung einfließen. Diese Regel gilt übrigens auch für die Frage, ob die Übernahme der Kosten durch den Arbeitgeber zulässig ist. Macht der private Teil der Reise mehr als 90 Prozent aus, können und werden Sie als Arbeitgeber keine Kosten übernehmen.

Wie kann eine gemischte Reise abgesetzt werden?

Etwas schwieriger wird es in den Bereichen dazwischen. Ein Beispiel: Ihr Mitarbeiter ist bei einer Reise von fünf Tagen drei beruflich unterwegs und zwei Tage nutzt er privat. Er kann also von den Reisekosten drei Fünftel steuerlich absetzen. Voraussetzung ist allerdings, dass die Kosten klar aufgeteilt werden können. Das Bundesfinanzministerium verlangt eine "objektivierbare" und nachvollziehbare Kostenaufteilung. Hängt er private Urlaubstage an die berufliche Veranstaltung dran, ist die Aufteilung meist nicht besonders kompliziert. Am besten lässt sich Ihr Mitarbeiter bei der Hotelunterbringung zwei getrennte Rechnungen für den beruflichen und den privaten Teil des Aufenthalts ausstellen. Fahrtkosten könnten im Beispielfall zu drei Fünfteln angesetzt werden.