Aktuelle Rechtsfrage:
Gewerbetreibende wissen, dass die Themen Buchhaltung und Steuern besonders sorgfältig bearbeitet werden müssen. Trotzdem kann die Ankündigung einer Betriebsprüfung zu einem unguten Gefühl führen. Wann erfolgt eine Betriebsprüfung und wie läuft diese ab?
Antwort:
Wer als Unternehmer Steuern abführen muss, steht unter der Beobachtung des Finanzamtes. Dieses kann zur Kontrolle der ordnungsgemäßen Steuererhebung eine Betriebsprüfung durchführen, die entweder turnusmäßig oder anlassbezogen erfolgen kann. Aber keine Sorge: Bis auf wenige Ausnahmen werden die Finanzbeamten nicht einfach vor der Tür stehen. In der Regel wissen Sie rechtzeitig vorher, wann die Kontrolle erfolgt und können sich vorbereiten.
Warum erfolgt eine Betriebsprüfung?
Unternehmen müssen ihren steuerlichen Pflichten korrekt nachkommen. Um dies zu kontrollieren, haben Finanzämter die Möglichkeit, die relevanten Unterlagen und Steuererklärungen auf ihre Richtigkeit zu überprüfen. Im Rahmen einer regelmäßigen Außenprüfung kann dies verdachtsunabhängig turnusmäßig erfolgen. Dies ist aber nur für bestimmte Unternehmen vorgeschrieben und betrifft eher Großbetriebe. Freiberufler und Kleinbetriebe müssen eher selten eine turnusmäßige Außenprüfung durchführen lassen. Eine anlassbezogene Prüfung kann hingegen erfolgen, wenn Auffälligkeiten wie zum Beispiel unplausible Steuererklärungen und dauerhafte Verluste auftreten. Auch Formfehler und Hinweise Dritter können das Finanzamt auf den Plan rufen.
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Wann erfahre ich von einer Betriebsprüfung?
Meist erhalten Betroffene Unternehmen einige Wochen vor der Prüfung eine schriftliche Vorankündigung. In dieser können Sie nachlesen, welcher Zeitraum geprüft werden soll, welche Steuerarten betroffen sind und welche Unterlagen Sie bereithalten müssen. Nutzen Sie diese Zeit sinnvoll und bereiten Sie sich – gegebenenfalls zusammen mit Ihrem Steuerberater – auf diesen Termin vor. Stellen Sie die notwendigen Unterlagen bereit und prüfen diese auf Vollständigkeit.
Gut zu wissen
Zu den relevanten Unterlagen für eine Betriebsprüfung gehören in der Regel die Buchhaltung und Steuererklärungen, Rechnungen, Lohnabrechnungen und Verträge. Schauen Sie auch, ob Sie weitere Unterlagen haben, die für Ihr Geschäft und das Finanzamt relevant sein können.
Was passiert beim Prüfungstermin?
Bevor das Finanzamt richtig loslegt, findet meist eine Einführungsbesprechung statt. Der Prüfer wird Ihnen mitteilen, welche Unterlagen er prüfen wird, welche Bereiche betroffen sind und wie er vorgehen wird. Vielleicht benötigt er auch weitere Unterlagen und Informationen. Da er das Recht auf Kontrolle aller relevanten Unterlagen hat, sollten Sie kooperativ mit ihm zusammenarbeiten.
Wie geht es weiter?
Bei der eigentlichen Prüfung sichtet und kontrolliert der Prüfer dann die steuerlichen Unterlagen und stellt gelegentlich Fragen zu einzelnen Aspekten. Manchmal werden bestimmte Bereiche wie zum Beispiel die Lohn- und Gehaltsabrechnung besonders und genauer geprüft.
Wie endet die Betriebsprüfung?
Hat der Prüfer seine Arbeit erledigt, findet eine Schlussbesprechung statt. Hat er Unregelmäßigkeiten oder Fehler gefunden, werden diese erörtert. Hierbei kann der Prüfer auch helfen, diese Mängel künftig zu vermeiden. Anschließend erhalten Sie einen Prüfbericht. Im Idealfall war alles in Ordnung. Allerdings kann der Bericht auch eine Aufforderung zur Steuernachzahlung enthalten. Dann müssen Sie diese fristgerecht bezahlen, können aber auch Einspruch einlegen, wenn Sie mit dem Ergebnis nicht einverstanden sind.
Richtiges Verhalten
Eine Betriebsprüfung ist für kein Unternehmen eine schöne Sache. Bereiten Sie sich jedoch sorgfältig vor, sind kooperativ und freundlich und haben nichts zu verbergen, stellt eine Betriebsprüfung meist kein größeres Problem dar. Und selbst, wenn Fehler aufgedeckt werden, können diese in der Regel korrigiert werden und sind durch die Steuernachzahlung erledigt. Heikel kann es nur werden, wenn der Prüfer strafrechtlich relevante Sachverhalte entdeckt und beispielsweise eine Steuerhinterziehung im Raume steht. In diesem Fall unterbricht der Prüfer seine Arbeit und ein Steuerstrafverfahren wird eingeleitet.
Stand: 05.08.2026
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