Aktuelle Rechtsfrage:
Eine Einladung zum Essen kann viele Gründe haben: Kunden binden, geschäftliche Kontakte in geselliger Runde pflegen oder wichtige Gespräche bei einem schönen Essen anbahnen. Wie können Sie die Bewirtungskosten steuerlich absetzen?
Antwort:
Gleichgültig, ob Sie einen gepflegten Abend beim Italiener ausgeben oder mit Ihren Geschäftspartnern auf der Wiesn schunkeln – viele Bewirtungskosten können Sie steuerlich absetzen. Allerdings sind daran strenge Voraussetzungen geknüpft. Wichtig sind vor allem der geschäftliche Anlass der Bewirtung und die Einhaltung bestimmter Aufzeichnungspflichten, um Speisen und Getränke als Betriebsausgaben geltend machen zu können.
Was sind Bewirtungskosten?
Wie der Name es schon sagt, geht es bei Bewirtungskosten vor allem um die Versorgung anderer Menschen mit Essen und Trinken. Das kann ein Treffen zu einem Geschäftsessen in einem schicken Restaurant sein, aber auch die Einladung in ein Festzelt auf der Wiesn. Wichtig ist, dass die Aufwendungen angemessen sein müssen. Außerdem brauchen Sie einen korrekten Bewirtungsbeleg. Das ist eine maschinelle Quittung mit Auflistung aller Speisen und Getränke mit Einzel- und Gesamtpreis, auf der Sie den Anlass der Bewirtung und die bewirteten Personen vermerken und die Sie unterschreiben müssen. Haben Sie ein Trinkgeld gegeben, sollte dies auch auf dem Beleg erscheinen.
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Was heißt „angemessene Kosten“?
Soll es in ein besonders edles Restaurant gehen, werden Sie mit der maschinellen Quittung nicht weiterkommen. Ab einem Betrag von über 250 Euro brauchen Sie eine richtige Rechnung mit der Steuer- oder Umsatzsteueridentifikationsnummer des Restaurants. Auch reichen hier nicht mehr nur die Namen der bewirteten Personen. Schreiben Sie auch deren Anschrift dazu. Bis 250 Euro Rechnungsbetrag reicht die maschinelle Quittung hingegen aus.
Was bedeutet „beruflicher Zweck“?
Ein Treffen mit Freunden können Sie natürlich weder betrieblich noch steuerlich geltend machen. Dient die Bewirtung aber der Geschäftsanbahnung, der Kundenbindung oder vielleicht einer Projektbesprechung, liegt der berufliche Zweck vor. Dies müssen Sie dem Finanzamt aber erklären. Versuchen Sie dabei, möglichst detailliert auf den Grund der Einladung einzugehen. Ein Vermerk „Geschäftsessen“ wird vom Finanzamt regelmäßig nicht akzeptiert. Erklären Sie also zum Beispiel, dass es um die Abstimmung eines konkreten Projekts geht oder um ein Informationsgespräch zum Abschluss eines Lieferantenvertrags. Je konkreter Sie den beruflichen Zweck belegen, umso eher wird das Finanzamt dies anerkennen.
Gut zu wissen
Auch ein Arbeitsessen mit Ihren Angestellten, zu dem Sie als Chef einladen, können Sie unproblematisch als Betriebsausgabe geltend machen. Firmenfremde Personen müssen nicht dabei sein. Wichtig ist wieder nur der berufliche Zweck wie zum Beispiel eine Projektbesprechung.
Was kann ich absetzen?
Sind Sie als Selbstständiger oder Unternehmen vorsteuerabzugsberechtigt, können Sie von der gesamten Quittung die Umsatzsteuer im Rahmen des Umsatzsteuervorausgleichs geltend machen. Achten Sie bei der Erklärung darauf, dass die Umsatzsteuer auf Speisen im Restaurant von 19 Prozent auf 7 Prozent gesunken ist. Auch für den Vorsteuerabzug benötigen Sie einen korrekten Bewirtungsbeleg. Von den eigentlichen Bewirtungskosten können Sie 70 Prozent absetzen. Die verbleibenden 30 Prozent gelten als Eigenersparnis. Schließlich essen Sie mit und sparen damit eine Mahlzeit im eigenen Haushalt.
Was gilt für Firmenfeiern?
Mittlerweile gibt es Gerichtsurteile, wonach Sie auch einen Teil der Kosten zum Beispiel für ein betriebliches Jubiläum oder den runden Geburtstag eines Mitarbeiters absetzen können. Hier gelten aber noch strengere Voraussetzungen. Sie müssen als Unternehmen oder Selbstständiger Gastgeber sein und bestimmen, welche Gäste eingeladen werden: zum Beispiel alle Mitarbeiter einer Abteilung, alle Ehemalige oder ähnliches. Außerdem sollte die Feier wiederum angemessen im üblichen Rahmen und idealer Weise in den Geschäftsräumen stattfinden. Bevor Sie eine solche Feier planen, sollten Sie sich mit Ihrem Steuerberater über die Rahmenbedingungen abstimmen.
Kann ich Gutscheine fürs Oktoberfest absetzen?
Etwas anderes gilt, wenn Sie beispielsweise an gute Geschäftspartner oder Kunden Bier- oder Essensgutscheine für das Oktoberfest verschenken. Sind weder Sie noch Ihre Angestellten dann beim Feiern dabei, gilt die Zuwendung als Geschenk. Übersteigen die Nettokosten 35 Euro, können Sie die Kosten nicht mehr als Betriebsausgaben geltend machen. Der Beschenkte erlangt umgekehrt durch den Gutschein einen steuerpflichtigen Vermögensvorteil. Wollen Sie Ihren Geschäftspartnern oder Kunden etwas Gutes tun, sollten Sie die Pauschalversteuerung nach § 37b Einkommensteuergesetz (EStG) übernehmen und dies auch gleich auf dem Gutschein vermerken. Der Gast muss die Einladung dann nicht versteuern. Bei Gästen aus dem Ausland müssen Sie vorsichtig sein, es gelten nämlich die Regelungen aus deren Heimatland.
Stand:01.09.2026
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