Welche Belege und Rechnungen sollte ich aufheben?

Rechtsfrage des Tages:

Manche Belege und Unterlagen müssen Sie nicht für immer durch Ihr Leben tragen. Sie dürfen nach einer gewissen Zeit entsorgt werden. Wann dürfen Bons, Quittungen und Kontoauszüge in den Müll?

Antwort:

Nicht alles, was sich in Ihrer Ablage tummelt, müssen Sie für immer aufheben. Einiges können Sie irgendwann aussortieren und Platz schaffen. Bons, Quittungen und auch alte Kontoauszüge sollten Sie aber eine gewisse Zeit sorgfältig aufbewahren. Ansonsten kann es schwierig werden, Ansprüche durchzusetzen.

Muss ich Bons und Quittungen aufheben?

Bei Kaufbelegen müssen Sie daran denken, dass Sie bei einem Mangel gesetzliche Gewährleistungsansprüche haben können. Die Frist hierfür beträgt bei Neuware vom Händler zwei Jahre. Daher sollten Sie Quittungen und Rechnungen entsprechend lange behalten, um einen Nachweis über den Kauf und das Datum zu haben. Ihre Gewährleistungsrechte hängen zwar nicht vom Kassenzettel ab. Sie müssen aber nachweisen können, dass Sie die beschädigte Ware auch tatsächlich bei eben diesem Händler gekauft haben. Wollen Sie nicht jeden Bon aufheben, können Sie ihn auch einscannen oder mit dem Handy abfotografieren. Dies ist ohnehin sinnvoll, da insbesondere Thermopapier sehr schnell ausbleicht und nur einen weißen Zettel zurücklässt. Bei höherpreisigen Waren empfiehlt sich zudem auch eine längere Aufbewahrungszeit der Belege, da diese im Falle eines Brandes oder Diebstahls als Nachweis für die Versicherung dienen können.

Wie lange muss ich Kontoauszüge abheften?

Weiter sollten Sie bedenken, dass Ansprüche aus Kaufverträgen binnen drei Jahren verjähren. Daher sollten Sie Kontoauszüge auch mindestens drei Jahre aufbewahren, um beispielsweise im Streitfall die ordnungsgemäße Bezahlung nachweisen zu können. Darüber hinaus kann das Finanzamt über denselben Zeitraum Kontobelege für Zahlungen nachfordern, die steuerlich abgesetzt werden sollen. Haben Sie beispielsweise für Ihre Miete als fortlaufende Zahlung einen Dauerauftrag eingerichtet, sollten Sie die Kontoauszüge sogar mindestens vier Jahre wegsortieren. Wer über 500.000 Euro Einkünfte im Jahr hat, sollte die Auszüge sogar sechs Jahre archivieren.

Dürfen Kontoauszüge ins Altpapier?

Vielleicht nutzen Sie aber ohnehin nur noch das Online-Banking und erhalten Ihre Kontoauszüge in digitaler Form. Dann macht es wenig Arbeit, diese in einen Dateiordner auf Ihrem Computer zu speichern und zu archivieren. Alte Kontoauszüge können Sie vernichten. Da diese aber viele sensible Daten enthalten, sollten Sie sie schreddern oder zerschneiden. Oder möchten Sie, dass Ihre Nachbarn sich mal eben ein Bild von Ihrem Kontostand oder dem Kaufpreis Ihrer Couchgarnitur machen können? Thermopapier gehört dann in die Restmülltonne, Papierschnipsel dürfen ins Altpapier. Das gilt übrigens für alle Unterlagen, die personenbezogene Daten enthalten.

Neue Wohnung, alte Belege

Ziehen Sie aus einer Mietwohnung aus, sollten Sie Belege bezüglich dieser Wohnung, wie z. B. den Mietvertrag oder Übergabeprotokolle, wiederum gemessen an der allgemeinen Verjährung mindestens drei Jahre aufbewahren. Denken Sie dabei daran, dass diese Verjährung mit dem Schluss des Jahres beginnt, in dem ein Anspruch entstanden ist. Bei laufenden Verträgen wie Darlehen oder Geldanlagen sollten Sie sich während der gesamten Laufzeit nicht von den Unterlagen trennen. Gleiches gilt für Versicherungspolicen oder Nachtragsmitteilungen.

Was ist wichtig für die Rente?

Noch länger sollten Sie beispielsweise Arbeitsverträge, Lohnabrechnungen oder Nachweise über Lehr- oder Studienzeiten aufbewahren. Diese werden erst überflüssig, wenn Ihr Rentenanspruch geklärt ist und Sie einen rechtskräftigen Bescheid in den Händen halten. Auch für einen Jobwechsel können die Unterlagen hilfreich sein. Nicht alles müssen Sie im Original verwahren. Sie können alte Arbeitsverträge oder Lohnabrechnungen auch einscannen und digital aufheben. Arbeitszeugnisse sollten Sie hingegen im Original knitterfrei und sauber in einer Hülle abheften.

Sammeln vermeiden

Damit der Ablagestapel nicht schnell wieder haushoch wird, sollten Sie sämtliche Post sofort öffnen. Werbung können Sie direkt entsorgen und müssen sie nicht beim späteren Aufräumen noch einmal sichten. Sie können sich auch verschiedene Ablagefächer aufstellen. So können Sie eingehende Post gleich nach den unterschiedlichen Lebensbereichen sortieren. Das Aufräumen geht hinterher umso schneller. Alle wichtigen Nachrichten, die Sie per E-Mail erhalten, sollten Sie ebenfalls in entsprechenden Dateiordnern abspeichern und aufbewahren.