Rechtsfrage des Tages:
Vielleicht wollen Sie sich im Zuge des Frühjahrsputzes auch einmal Ihren Ablagestapel vornehmen. Gibt es für Privatpersonen Aufbewahrungsfristen für Belege und Rechnungen, die Sie beachten müssen? Oder können Sie einfach alles nach ein paar Jahren wegwerfen?
Antwort:
Als Selbstständiger oder Unternehmer müssen Sie viele Aufbewahrungspflichten kennen. Bei Privatpersonen ist der Gesetzgeber hingegen nicht so streng. Echte Aufbewahrungspflichten wie zum Beispiel die für bestimmte Handwerkerrechnungen gibt es nur wenige. Manche Dokumente wie Ihr Stammbuch sollten Sie aber unbedingt ein Leben lang aufbewahren. Und werfen Sie einfach alles sofort weg, können Sie Probleme bei der Geltendmachung von Ansprüchen bekommen.
Für immer und ewig
Bestimmte Dokumente sollten Sie in einem speziellen Ordner sorgfältig abheften. Von diesen Urkunden dürfen Sie sich nämlich Ihr Leben lang nicht trennen. Die wichtigsten Unterlagen haben Sie vielleicht ohnehin in Ihrem Stammbuch verwahrt. Dazu gehören Geburts- und Sterbeurkunden, Heiratsurkunden oder ein Scheidungsbeschluss. Sinnvoll ist es außerdem, zumindest alle Abschlusszeugnisse sicher zu verwahren. Die Meldung zur Sozialversicherung und Ihr Sozialversicherungsausweis sollten auch in den besonders wichtigen Ordner wandern. Unterlagen zur betrieblichen Altersvorsorge enthalten oft Regelungen für Hinterbliebene. Daher müssen diese sogar noch über Ihren Tod hinaus auffindbar sein. Vergessen Sie nicht Ihr Testament und sämtliche Vorsorgeverfügungen. Auch diese verdienen einen besonderen Platz in Ihren Aktenordnern. Nennen Sie eine Immobilie Ihr Eigen, müssen Sie den Kaufvertrag, andere notarielle Urkunden und zugehörige Unterlagen sorgsam aufbewahren. Und auch Ihre Steuer-Ident-Nummer müssen Sie stets griffbereit haben.
Wenn der Maler da war
Haben Sie einen Handwerker rund um Haus, Garten oder Grundstück beschäftigt, müssen Sie die Rechnung mindestens zwei Jahre aufheben. Diese Aufbewahrungspflicht dient der Eindämmung der Schwarzarbeit. Bei einem Verstoß droht Privatpersonen ein Bußgeld von bis zu 500 Euro. Bezog sich die Handwerkerleistung auf eine Vermietung, dürfen Sie sich zehn Jahre nicht von den Belegen trennen. Allerdings ist es auch ohne Vermietung sinnvoll, die Rechnungen über die Frist von zwei Jahren hinaus zu verwahren. Bei Leistungen im Rahmen eines Neu- oder Umbaus oder auch einer Reparatur können Sie fünf Jahre lang Gewährleistungsansprüche geltend machen. Mit der entsprechenden Rechnung in der Hand ist das deutlich leichter. Außerdem können Sie Teile der Handwerkerrechnung in Ihrer Steuererklärung geltend machen.
Post vom Finanzamt
Daneben gibt es natürlich viele verschiedene Unterlagen, zu deren Aufbewahrung Sie zwar nicht verpflichtet sind, das Abheften aber dringend angeraten ist. Sämtliche Belege, die möglicherweise bei Ihrer Steuererklärung eine Rolle spielen können, sollten Sie mindestens so lange aufbewahren, bis der dazugehörige Steuerbescheid rechtskräftig geworden ist. Steuerbescheide selbst sollten Sie mindestens fünf Jahre aufheben. Für viele Stellen gelten diese als Einkommensnachweis, zum Beispiel bei der Berechnung von Elterngeld. Außerdem sind viele Steuerbescheide nur vorläufig und sollten von Ihnen daher bis zur Rechtskraft sorgfältig verwahrt werden.
Bons und Quittungen
Bei Kaufbelegen müssen Sie daran denken, dass Sie bei einem Mangel gesetzliche Gewährleistungsansprüche haben können. Die Frist hierfür beträgt zwei Jahre. Daher sollten Sie Quittungen und Rechnungen entsprechend lange behalten, um einen Nachweis über den Kauf und das Datum zu haben. Ihre Gewährleistungsrechte hängen zwar nicht vom Kassenzettel ab. Sie müssen aber nachweisen können, dass Sie die beschädigte Ware auch tatsächlich bei eben diesem Händler gekauft haben. Wollen Sie nicht jeden Bon aufheben, können Sie ihn auch einscannen oder mit dem Handy abfotografieren. Dies ist ohnehin sinnvoll, da insbesondere Thermopapier sehr schnell ausbleicht und nur einen weißen Zettel zurücklässt. Bei höherpreisigen Waren empfiehlt sich zudem auch eine längere Aufbewahrungszeit der Belege, da diese im Falle eines Brandes oder Diebstahls als Nachweis für die Versicherung dienen können.
Kontoauszüge
Weiter sollten Sie bedenken, dass Ansprüche aus Kaufverträgen binnen drei Jahren verjähren. Daher sollten Sie Kontoauszüge auch mindestens drei Jahre aufbewahren, um beispielsweise im Streitfall die ordnungsgemäße Bezahlung nachweisen zu können. Darüber hinaus kann das Finanzamt über denselben Zeitraum Kontobelege für Zahlungen nachfordern, die steuerlich abgesetzt werden sollen. Haben Sie beispielsweise für Ihre Miete als fortlaufende Zahlung einen Dauerauftrag eingerichtet, sollten Sie die Kontoauszüge sogar mindestens vier Jahre wegsortieren. Vielleicht nutzen Sie aber ohnehin nur noch das Online-Banking und erhalten Ihre Kontoauszüge in digitaler Form. Dann macht es wenig Arbeit, diese in einen Dateiordner auf Ihrem Computer zu speichern und zu archivieren.
Neue Wohnung, alte Belege
Ziehen Sie aus einer Mietwohnung aus, sollten Sie Belege bezüglich dieser Wohnung wie den Mietvertrag oder Übergabeprotokolle wiederum gemessen an der allgemeinen Verjährung mindestens drei Jahre aufbewahren. Denken Sie dabei daran, dass diese Verjährung mit dem Schluss des Jahres beginnt, in dem ein Anspruch entstanden ist. Ziehen Sie also im Mai 2023 aus, sollten Sie den Mietvertrag und wichtige Dokumente rund um die Miete mindestens bis zum 31.12.2026 aufheben. Bei laufenden Verträgen wie Darlehen oder Geldanlagen sollten Sie sich während der gesamten Laufzeit nicht von den Unterlagen trennen. Gleiches gilt für Versicherungspolicen oder Nachtragsmitteilungen.
Rund um den Job
Noch länger sollten Sie beispielsweise Arbeitsverträge, Lohnabrechnungen oder Nachweise über Lehr- oder Studienzeiten aufbewahren. Diese werden erst überflüssig, wenn Ihr Rentenanspruch geklärt ist und Sie einen rechtskräftigen Bescheid in den Händen halten. Auch für einen Jobwechsel können die Unterlagen hilfreich sein. Nicht alles müssen Sie im Original verwahren. Sie können alte Arbeitsverträge oder Lohnabrechnungen auch einscannen und digital aufheben. Arbeitszeugnisse sollten Sie hingegen im Original knitterfrei und sauber in einer Hülle abheften.
Sammeln vermeiden
Damit der Ablagestapel nicht schnell wieder haushoch wird, sollten Sie sämtliche Post sofort öffnen. Werbung können Sie direkt entsorgen und müssen sie nicht beim späteren Aufräumen noch einmal sichten. Sie können sich auch verschiedene Ablagefächer aufstellen. So können Sie eingehende Post gleich nach den unterschiedlichen Lebensbereichen sortieren. Das Aufräumen geht hinterher umso schneller. Alle wichtigen Nachrichten, die Sie per E-Mail erhalten, sollten Sie ebenfalls in entsprechenden Dateiordnern abspeichern und aufbewahren.
