Welche Dokumente darf ich nicht einfach entsorgen?

Rechtsfrage des Tages:

Rechnungen, Quittungen, Bons und Verträge – auch im privaten Haushalt sammelt sich so einiges an Papier. Für welche Belege gibt es eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist? Und was müssen Sie für immer aufheben?

Antwort:

Als Selbstständiger oder Unternehmer müssen Sie viele Aufbewahrungspflichten kennen. Bei Privatpersonen ist der Gesetzgeber hingegen nicht so streng. Echte Aufbewahrungspflichten, wie zum Beispiel die für bestimmte Handwerkerrechnungen, gibt es nur wenige. Manche Dokumente, wie Ihr Stammbuch, sollten Sie aber unbedingt ein Leben lang aufbewahren. Und werfen Sie einfach alles sofort weg, können Sie Probleme bei der Geltendmachung von Ansprüchen bekommen. Daher sollten Sie so einiges ordentlich wegsortieren.

Was ist mit Handwerkerrechnungen?

Haben Sie einen Handwerker rund um Haus, Garten oder Grundstück beschäftigt, müssen Sie die Rechnung mindestens zwei Jahre aufheben. Diese Aufbewahrungspflicht dient der Eindämmung der Schwarzarbeit. Bei einem Verstoß droht Privatpersonen ein Bußgeld von bis zu 500 Euro. Bezog sich die Handwerkerleistung auf eine Vermietung, dürfen Sie sich zehn Jahre nicht von den Belegen trennen. Allerdings ist es auch ohne Vermietung sinnvoll, die Rechnungen über die Frist von zwei Jahren hinaus zu verwahren. Bei Leistungen im Rahmen eines Neu- oder Umbaus oder auch einer Reparatur können Sie fünf Jahre lang Gewährleistungsansprüche geltend machen. Mit der entsprechenden Rechnung in der Hand ist das deutlich leichter. Außerdem können Sie Teile der Handwerkerrechnung in Ihrer Steuererklärung geltend machen.

Was darf ich nie wegwerfen?

Bestimmte Dokumente sollten Sie in einem speziellen Ordner sorgfältig abheften. Von diesen Urkunden dürfen Sie sich nämlich Ihr Leben lang nicht trennen. Die wichtigsten Unterlagen haben Sie vielleicht ohnehin in Ihrem Stammbuch verwahrt.

Rund um Finanzamt und Steuererklärung

Sämtliche Belege, die möglicherweise bei Ihrer Steuererklärung eine Rolle spielen können, sollten Sie mindestens so lange aufbewahren, bis der dazugehörige Steuerbescheid rechtskräftig geworden ist. Steuerbescheide selbst sollten Sie mindestens fünf Jahre aufheben. Für viele Stellen gelten diese als Einkommensnachweis, zum Beispiel bei der Berechnung von Elterngeld. Außerdem sind viele Steuerbescheide nur vorläufig und sollten von Ihnen daher bis zur Rechtskraft sorgfältig verwahrt werden. Besserverdiener mit jährlichen Einnahmen von über 500.000 Euro müssen Belege fürs Finanzamt sechs Jahre aufbewahren. Jeder Bürger bekommt ab der Geburt eine Steuer-ID zugeteilt, die ihn das ganze Leben begleitet. Finden Sie Ihr Schreiben dazu nicht wieder, können Sie Ihre Steuer-ID beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) abfragen.

Wie lange muss ich Gerichtsurteile aufbewahren?

Haben Sie ein Urteil erstritten oder einen Vollstreckungsbescheid erwirkt, sollten Sie diese wichtigen Unterlagen 30 Jahre aufheben. Auch Ihre Prozessakte sollten Sie binnen dieser Zeit nicht vernichten. Ebenso lange sollten Sie Kreditunterlagen begleiten.