Rechtsfrage des Tages:
Zum bevorstehenden Jahreswechsel sollten Sie sich besinnlich auf das neue Jahr einstimmen. Eine Aktivität wird Vermietern allerdings noch abverlangt: die Betriebskostenabrechnung. Bis wann muss diese den Mietern zugehen?
Antwort:
Der Dezember nähert sich dem Ende und damit auch die Frist für die Nebenkostenabrechnung für das Jahr 2019. Wollen Vermieter eine Nachzahlung geltend machen, müssen sie ihren Mietern die Abrechnung bis spätestens zum 31.12.2020 zukommen lassen. Beim Zugang lauern allerdings ein paar Tücken.
Abrechnung Pflicht
Vermieter sind gesetzlich verpflichtet, ihren Mietern regelmäßig eine Abrechnung der Betriebskosten zukommen zu lassen. Etwas anderes gilt nur, wenn eine Pauschalmiete vereinbart wurde. Die Abrechnung muss den Mietern binnen einer Frist von zwölf Monaten nach dem Abrechnungszeitraum zugehen. Meist ist der festgelegte Zeitraum laut Mietvertrag das Kalenderjahr. Die Frist zur Abrechnung des Jahres 2019 endet dann am 31.12.2020.
Folgen der Fristversäumnis
Versäumen Vermieter diese Frist, können sie von ihren Mietern keine Nachzahlung mehr verlangen. Es sei denn, sie haben den Grund für die Verzögerung nicht zu vertreten. Erwartet der Mieter hingegen eine Erstattung zu viel bezahlter Nebenkosten, müssen Vermieter diese dennoch zahlen. Die Pflicht zur Erstellung der Abrechnung entfällt nämlich nicht mit der Fristversäumnis.
Zugang entscheidend
Dem Grunde nach haben Vermieter am 31.12.2020 bis um 24:00 Uhr Zeit, die Abrechnung abzugeben. Überreichen sie das Schreiben persönlich und lassen sich am besten den Empfang quittieren, ist alles in trockenen Tüchern. Werfen Vermieter das Schreiben allerdings nur in den Briefkasten, reicht das in der Regel nicht aus.
Wann wird der Briefkasten geleert?
Der Mieter wird nämlich kaum spät nachts noch den Briefkasten leeren. Als zugegangen gilt die Abrechnung aber nur, wenn sie in die Sphäre des Empfängers gelangt ist und dieser üblicherweise auch davon Kenntnis erlangt. Allgemein, aber gerade in der Silvesternacht wird niemand auf die Idee kommen, des nächstens in seinen Briefkasten zu schauen. Die weitere Krux: Selbst wenn der Mieter durch Zufall rechtzeitig Kenntnis vom Abrechnungsschreiben im Briefkasten erhält, kann er den Zugang einfach bestreiten. Der Vermieter müsste den Zugang beweisen können. Reizen Vermieter die Frist also bis zum letzten aus, sollten sie die Abrechnung unbedingt persönlich oder durch einen Boten dem Mieter übergeben.
Einwurf zwischen den Jahren
Kann der Vermieter den Einwurf allerdings einige Tage vorher nachweisen, können Mieter sich nicht auf die späte Leerung ihres Briefkastens berufen. Es wird erwartet, dass auch zwischen den Jahren der Briefkasten an den Werktagen einmal am Tag geleert wird. Voraussetzung ist allerdings, dass der Vermieter den Zugang tatsächlich nachweisen kann. Er sollte also einen Boten schicken oder das Schreiben per Einschreiben versenden.
Abrechnung per E-Mail
Unterschieden werden muss zunächst zwischen preisgebundenem und preisfreiem Wohnraum. Wurde der Wohnraum mit öffentlichen Mitteln gefördert und ist damit preisgebunden, ist eine Übersendung per E-Mail rechtlich nicht wirksam. Die Abrechnung muss nämlich in Schriftform erfolgen, also mit der eigenhändigen oder maschinellen Unterschrift des Vermieters. Anders bei preisfreiem Wohnraum. Eine spezielle Form schreibt das Gesetz hier nicht vor.
Zugangsnachweis
Allerdings sollte die Abrechnung stets schriftlich erfolgen, damit sie für den Mieter nachvollziehbar und prüfbar ist. Ausreichend ist aber die Textform. Daher dürfen Vermieter die Abrechnung auch per E-Mail oder Telefax versenden. Ihren gedruckten oder geschriebenen Namen sollten sie dabei mit anfügen. Schwierig kann es aber mit dem Zugangsnachweis werden. Halten sie beim Telefax zumindest ein Sendeprotokoll in der Hand, ist der Nachweis bei einer E-Mail schwieriger. Wird der Zugang vor Gericht bestritten, müssen sie diesen beweisen können. Haben sie eine angeforderte Lesebestätigung erhalten, kann der Beweis gelingen. Bedenken sollten Vermieter aber, dass ihr Mieter ihnen die Lesebestätigung nicht zusenden muss und diese einfach ignorieren kann. Außerdem kann auch bei einer E-Mail nicht erwartet werden, dass der Mieter diese in der Silvesternacht abruft. Daher warten manche Vermieter vergeblich auf die ersehnte Lesebestätigung, die dann vielleicht erst zwei Tage später eintrifft. Damit haben sie leider den Nachweis, dass sie zu spät dran waren.
