Nebenkostenabrechnung

Wann muss ich zahlen?

„Jede zweite Nebenkostenabrechnung falsch“, lauten viele Schlagzeilen. Wenn das stimmt, was bedeutet das für Mieter?

Nebenkostenabrechnung

Tatsächlich sind zahlreiche Abrechnungen formal oder inhaltlich fehlerhaft. Mit den steigenden Kosten für Heizöl und Gas gewinnt dieses Thema immer mehr an Brisanz.

Was oft im Eifer des Gefechts nicht realisiert wird: Mieter und Vermieter haben das gleiche Problem. Denn im Regelfall erstellt nicht der Vermieter die Abrechnung, sondern ein Abrechnungsunternehmen. Oft entstehen so für beide Beteiligten unverständliche Zahlenkolonnen.

Umso wichtiger ist es für Sie als Mieter, nicht sofort den Vermieter zu beschuldigen, wenn Rechnungen nicht nachvollziehbar sind oder zu hoch ausfallen.

Die ordnungsgemäße Abrechnung

Die Betriebskostenrechnung müssen Sie und alle Ihre Mitmieter schriftlich bekommen. Alternativ ist eine Abrechnung per Fax oder E-Mail möglich – auch ohne Unterschrift. Einen Aushang im Treppenhaus dürfen Sie jedoch übersehen.

Eine korrekte Betriebskostenabrechnung muss enthalten:

  • Den Abrechnungszeitraum
  • Die Zusammenstellung der gesamten Betriebskosten
  • Die Angabe und Erläuterung des zugrunde gelegten Verteilerschlüssels
  • Die Berechnung der auf Sie entfallenden Betriebskostenanteile
  • Eine Aufstellung Ihrer Vorauszahlungen

Hier finden Sie ein Abrechnungsformular.

Regelungen bei Fehlern in der Betriebskostenabrechnung

Überstürzen Sie nichts: Der Vermieter muss Ihnen genügend Zeit geben, um Art und Höhe der Betriebskostenabrechnung zu überprüfen. Dafür haben Sie normalerweise einen Monat Zeit. Gibt es keine berechtigten Einwendungen gegen die Abrechnung, müssen Sie allerdings innerhalb dieser Zeit die Nachzahlung leisten. Sonst kann der Vermieter Sie auf Zahlung verklagen.

Nicht bezahlen müssen Sie dagegen eine Abrechnung, die nicht übersichtlich und für einen Durchschnittsmieter nicht verständlich ist. Fordern Sie in diesem Fall Ihren Vermieter ruhig auf, Ihnen eine nachvollziehbare Rechnung über die Kosten vorzulegen.

Tipp: Sie haben Zweifel an den einzelnen Kostenpositionen? Dann lassen Sie sich die Originalrechnungen vom Vermieter vorlegen. Sie dürfen sich auch Kopien davon machen – auf eigene Kosten. Nicht in jedem Fall können Sie den Vermieter dazu auffordern, Ihnen die Unterlagen zuzuschicken. Die Gerichte gehen davon aus, dass der Mieter sich ins Büro des Vermieters begeben muss, um Zweifel aufzuklären. Anders ist es, wenn sich der Vermieter in einer weiter entfernten Stadt befindet.
Tipp: Sie haben Zweifel an den einzelnen Kostenpositionen? Dann lassen Sie sich die Originalrechnungen vom Vermieter vorlegen. Sie dürfen sich auch Kopien davon machen – auf eigene Kosten. Nicht in jedem Fall können Sie den Vermieter dazu auffordern, Ihnen die Unterlagen zuzuschicken. Die Gerichte gehen davon aus, dass der Mieter sich ins Büro des Vermieters begeben muss, um Zweifel aufzuklären. Anders ist es, wenn sich der Vermieter in einer weiter entfernten Stadt befindet.

Die Fristen für die Betriebskostenabrechnung

Die Abrechnung über die Betriebskosten hat der Vermieter Ihnen spätestens bis zum Schluss des zwölften Monats nach Beendigung des Abrechnungszeitraums mitzuteilen.
Beispiel: Für den Abrechnungszeitraum 1.2.2015 bis 31.01.2016 muss der Vermieter die Abrechnung bis zum 31.1.2017 vorlegen.

Er muss Ihnen die Abrechnung schriftlich, per Fax oder per E-Mail zukommen lassen. Verpasst er die Frist, hat er Pech gehabt. Denn dann kann er Nachforderungen gegen Sie nur noch in Ausnahmefällen geltend machen.

Tipp: Der Vermieter muss beweisen, dass die Abrechnung beim Mieter eingetroffen ist. Andernfalls können Sie die Nachzahlung verweigern. Der Nachweis, dass die Abrechnung rechtzeitig abgeschickt wurde, genügt dafür nicht (Urteil des Bundesgerichtshofs, Aktenzeichen VIII ZR 107/08).
Tipp: Der Vermieter muss beweisen, dass die Abrechnung beim Mieter eingetroffen ist. Andernfalls können Sie die Nachzahlung verweigern. Der Nachweis, dass die Abrechnung rechtzeitig abgeschickt wurde, genügt dafür nicht (Urteil des Bundesgerichtshofs, Aktenzeichen VIII ZR 107/08).

Der Umlageschlüssel

Aus Ihrem Mietvertrag ergibt sich, ob Sie einen konkreten Aufteilungsmaßstab vereinbart haben.

Abrechnungsmaßstab der Betriebskostenabrechnung ist die Wohnungsgröße in Quadratmetern, wenn im Mietvertrag nichts anderes geregelt ist. Häufig gilt als Abrechnungsmaßstab auch die Zahl der in der Wohnung lebenden Personen. Auch können beide Maßstäbe kombiniert werden. Oder die Kosten werden nach Wohneinheiten oder nach Kubikmetern umbauten Raumes verteilt.

Verbrauchsabhängige Betriebskosten

Verbrauchsabhängige Betriebskosten sollen nach Möglichkeit verbrauchsabhängig abgerechnet werden. Wenn entsprechende Messeinrichtungen vorhanden sind, müssen sie sogar verbrauchsabhängig abgerechnet werden. Denn warum sollen Sie als Single ebenso viel für Wasser bezahlen wie die Nachbarn mit 7 Kindern?

Sind in allen Wohnungen des Hauses oder an allen Zapfstellen Kaltwasserzähler installiert, muss der Vermieter die Zählerstände bei der Abrechnung berücksichtigen. Das bedeutet aber nicht, dass der Vermieter überall Wasseruhren einbauen lassen muss. Wenn er das nicht tut, kann er weiterhin nach den anderen Aufteilungsmaßstäben abrechnen.

Für Heizkosten gelten wiederum Sonderregelungen.