Wer muss den Zugang einer E-Mail beweisen?

Rechtsfrage des Tages:

Im privaten wie auch im geschäftlichen Bereich ist die Kommunikation per E-Mail mittlerweile Standard. Was aber, wenn Sie etwas beweiserhebliches per E-Mail verschicken? Wer muss den Zugang beweisen?

Antwort:

Der elektronische Austausch von Nachrichten ist praktisch und geht schnell. In vielen Fällen ist gegen eine flotte Nachricht auch nichts einzuwenden. Wenn Sie aber eine besonders wichtige Nachricht verschicken wollen, die vielleicht auch noch den Lauf einer Frist auslösen oder eine solche wahren soll, müssen Sie vorsichtig sein. Als Absender müssen Sie den Zugang nämlich in der Regel beweisen.

Reicht eine E-Mail zur Fristwahrung?

Es gibt viele unterschiedliche Nachrichten, die eine Rechtsfolge auslösen können. Das kann die Kündigung eines Abonnements sein, bei der eine Frist eingehalten werden muss. Oder eine Zahlungsaufforderung, die den Schuldner nach Ablauf eines bestimmten Datums in Verzug setzen soll. Gerade bei solchen wichtigen Nachrichten ist das Versenden einer E-Mail nicht ohne Risiko. Denn nicht immer lässt sich der Zugang der Nachricht beweisen. Und darauf kommt es an. Außerdem müssen Sie darauf achten, ob zum Beispiel eine Kündigung in Schriftform erfolgen muss. Dann reicht eine E-Mail nicht aus, da diese nur der Textform entspricht.

Wie beweise ich den Zugang eines Briefs?

Verschicken Sie einen Brief, müssen Sie als Absender den Zugang der Post beweisen. Bei einem einfachen Brief ist das fast nicht möglich. Nur in bestimmten gesetzlichen Fällen gilt die Fiktion des Zugangs drei Tage nach Aufgabe bei der Post. Wichtige Briefe, wie zum Beispiel die Kündigung eines Mietverhältnisses, sollten Sie daher per Einschreiben verschicken oder noch besser einen Boten bitten, das Schreiben beim Vermieter in den Briefkasten zu werfen. Ist das Kuvert dann beweissicher im Kasten gelandet, wird der Zugang nach den üblichen Umständen unterstellt.

Wie beweise ich den Zugang einer E-Mail?

Der rechtliche Grundsatz für den Zugang von E-Mails ist zunächst derselbe wie bei der üblichen Briefpost. Auch hier muss der Absender den Zugang beweisen. Als zugegangen gilt eine Nachricht, wenn sie im Posteingang des Empfängers eingegangen ist oder beim Provider abrufbar gespeichert wurde. Versenden Sie eine wichtige E-Mail, sollten Sie eine Zustellungsnachricht anfordern. Sie erhalten dann eine automatische Mitteilung, dass die Nachricht beim Empfänger eingegangen ist. Aber Achtung! Viele Gerichte lassen diese Nachricht nicht als Beweis für den Zugang der Nachricht ausreichen. Besser Sie fordern zusätzlich beim Empfänger eine Lesebestätigung an. Gibt er diese ab, haben Sie zumindest bessere Chancen für den Zugangsnachweis der Nachricht. Der Nachteil: Der Empfänger kann die Lesebestätigung einfach verweigern, ohne dass Sie einen Nachweis darüber erhalten. Technisch können SMTP-Protokolle helfen, den Zugang zu beweisen. Diese sind aber nicht immer ganz leicht zu bekommen.

Nachricht nicht zustellbar

In einem Prozess hatte der Kläger versucht, sich auf den Beweis des ersten Anscheins zu berufen. Die Beklagte hatte den Zugang einer wichtigen E-Mail pauschal bestritten. Daraufhin legte der Kläger ein Protokoll seines Postausgangs-Kontos vor, in dem sich keine Unzustellbarkeitsnachricht befand. Er war der Ansicht, dass sich damit die Beweislast für den Zugang der Nachricht umkehre und nun beim Empfänger läge. Dem hat das Landesarbeitsgericht Köln eine Absage erteilt und für den Zugangsnachweis mindestens eine Lesebestätigung gefordert (LAG Köln, Urteil vom 11.01.2022, Aktenzeichen: 4 Sa 315/21).

Wenn der Empfänger antwortet

E-Mails können beim Empfänger auch immer mal im Spam-Ordner landen oder auf andere Art und Weise unterwegs verschwinden. Daher sollten Sie sich als Absender nicht allein auf die Zustellungsbenachrichtigung verlassen. Hat aber der Empfänger inhaltlich auf Ihre E-Mail geantwortet, wird er den Zugang kaum bestreiten können. Im Idealfall hat er in seinem E-Mail-Programm auf „Antworten“ geklickt und seine Nachricht über Ihre ursprüngliche Nachricht geschrieben. Dann haben Sie es leicht, den Zugang Ihres Schreibens auch per E-Mail zu beweisen. Diese Nachrichten, aber auch die Zustellungsnachricht und die Lesebestätigung, sollten Sie sorgfältig abspeichern. Dann können Sie im Streitfall beweisen, dass Ihre Nachricht auch wirklich angekommen ist.

Achtung bei Schriftform!

Bevor Sie nun aber wichtige Nachrichten per E-Mail verschicken, müssen Sie noch etwas beachten. In manchen Fällen ist für bestimmte Rechtshandlungen die Schriftform vorgeschrieben. Dieses Formerfordernis kann eine E-Mail nie erfüllen, selbst mit eingescannter Unterschrift nicht. Bestes Beispiel ist die Kündigung einer Mietwohnung. In aller Regel schreibt der Mietvertrag für die Kündigungserklärung Schriftform vor, sodass Sie selbst bei nachgewiesenem Zugang Ihrer Kündigungs-E-Mail nicht fristgerecht gekündigt haben.