Eine Nebenkostenabrechnung ist für die meisten Mieter nicht gerade erfreulich. Kein Wunder: Häufig stehen hohe Nachzahlungen an. Und jetzt mal ehrlich, wer kann schon aus dem Stegreif eine Nebenkostenabrechnung prüfen?
In diesem Ratgeber finden Sie alle wichtigen Infos rund ums Thema Nebenkosten wie: Welche Nebenkosten dürfen auf Sie umgelegt werden? Wie können Sie die Nebenkostenabrechnung prüfen? Was ist zu tun, wenn Ihr Vermieter zu viel verlangt?
Das Wichtigste in Kürze
- Bestimmte Nebenkosten, die dem Vermieter für das Wohngebäude entstehen, können anteilig auf die Mieter umgelegt werden.
- Allerdings gilt das nicht für alle Nebenkosten.
- Mit der Miete erfolgt meist monatlich eine Nebenkostenvorauszahlung. Einmal jährlich erhalten Sie eine Nebenkostenabrechnung über die tatsächlichen Ausgaben. Entweder müssen Sie nachzahlen oder Sie erhalten eine Rückerstattung.
- Durchschnittlich ist jede 2. Nebenkostenabrechnung fehlerhaft – meist zum Nachteil der Mieter.
- Eine Prüfung der Nebenkostenabrechnung kann sich schnell auszahlen: Viele Mieter zahlen jedes Jahr deutlich zu viel.
Was sind Nebenkosten?
Nebenkosten bezeichnen alle Ausgaben, die dem Hauseigentümer und Vermieter durch den Besitz, die Verwaltung und Instandhaltung des Gebäudes entstehen. Einen Teil dieser Kosten kann er auf die Mieter umlegen. Hierfür muss er jährlich eine Nebenkostenabrechnung erstellen. Richtigerweise heißt diese eigentlich Betriebskostenabrechnung. Im Sprachgebrauch ist aber meist von der Nebenkostenabrechnung die Rede.
Nicht alle Nebenkosten können auf die Mieter umgelegt werden. Die Betriebskostenverordnung gibt vor, welche Ausgaben umlagefähig sind. Regelmäßige Kosten, z. B. für Wartungsarbeiten oder die Grundsteuer, kann der Vermieter anteilig vom Mieter verlangen. Nicht möglich ist das hingegen bei Reparaturen, Instandhaltungs- oder Verwaltungskosten. Diese muss der Vermieter selbst zahlen.
Was ist eine Nebenkostenabrechnung?
Normalerweise zahlen Sie als Mieter neben der regulären Miete monatlich eine Vorauszahlung für die Nebenkosten. Die Höhe darf natürlich nicht willkürlich festgelegt werden. Sie richtet sich nach den Nebenkosten des letzten Jahres. Auf dieser Grundlage wird geschätzt, was voraussichtlich in diesem Jahr an Ausgaben anstehen. Vermieter sind dazu verpflichtet, jährlich eine Nebenkostenabrechnung zu erstellen, in der die tatsächlichen Zahlungen enthalten sind, die dem Mieter anteilig in Rechnung gestellt werden.
Im Idealfall decken die Vorauszahlungen bereits die Ausgaben. Noch besser: Sie erhalten eine Rückerstattung, da die Vorauszahlungen die tatsächlichen Kosten übersteigen. Weniger erfreulich ist es, wenn die monatlichen Zahlungen zu niedrig angesetzt wurden und eine Nachzahlung fällig wird.
Wer erstellt die Nebenkostenabrechnung?
Die Nebenkostenabrechnung wird entweder vom Vermieter selbst erstellt oder von einer Stelle, die der Vermieter beauftragt. Dies kann z. B. eine Hausverwaltung sein.
Ist die Heizung in den Nebenkosten enthalten?
Ob die Heizkosten in der Nebenkosten- bzw. Betriebskostenabrechnung enthalten sind, hängt von der Art der Heizung ab.
Heizen Sie mit Strom, sind die Heizkosten in Ihrer Stromrechnung enthalten. Die allermeisten Mieter haben einen eigenen Vertrag mit einem Stromanbieter. Mit der Nebenkostenabrechnung können dann lediglich Wartungskosten der Heizanlage anfallen.
Verfügt das Gebäude über eine Zentralheizung, sind die Heizkosten in Ihrer Nebenkostenabrechnung enthalten. Bei Erdgas oder Fernwärme müssen der Energieverbrauch und die Ausgaben genannt werden. Bei Heizöl ist außerdem eine Angabe über den Ölstand zu Beginn und Ende des Abrechnungszeitraums zu machen.
Im Gegensatz zu den meisten anderen Nebenkosten müssen die Heizkosten verbrauchsabhängig berechnet werden. Das ist nur fair; wer möchte schon für den Nachbarn mitzahlen, der möglicherweise weniger auf seinen Energieverbrauch achtet. Mindestens 50 % der Heizkosten müssen individuell berechnet werden. Der übrige Teil kann über einen Verteilerschlüssel – auch Umlageschlüssel genannt – abgerechnet werden. Als Verteilerschlüssel dient entweder die Wohneinheit, -fläche oder die Anzahl der Mieter.
Häufig wird ohnehin vereinbart, dass die Heizkosten zu 100 % verbrauchsabhängig berechnet werden. Dazu werden lediglich Verbrauchszähler benötigt, mit denen der Verbrauch gemessen werden kann. Die Kosten für Wartungsarbeiten oder das Ablesen der Zähler können wiederum auf die Mieter umgelegt werden.
Welche Nebenkosten muss der Mieter zahlen?
In der Betriebskostenverordnung werden 17 Arten von Kosten aufgeführt, die auf den Mieter umgelegt werden dürfen. Andere Ausgaben dürfen nicht in der Nebenkostenabrechnung enthalten sein.
Diese Betriebskosten dürfen in Ihrer Nebenkostenabrechnung enthalten sein:
- Grundsteuer
- Kosten der Wasserversorgung (Verbrauch, Grundgebühren und Wartung)
- Kosten der Entwässerung
- Betrieb und Wartung der Heiz- und Abgasanlage
- Betrieb und Wartung der Warmwasserversorgungsanlage
- Betrieb und Wartung verbundener Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlagen
- Betrieb von Personen- und Lastenaufzügen, z. B. Strom, Überwachung und Wartung
- Straßenreinigung, Müllbeseitigung und Müllabfuhr
- Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung
- Gartenpflege
- Beleuchtung gemeinsam genutzter Flächen, z. B. Außenbeleuchtung, Keller, Treppenhaus
- Schornsteinreinigung
- Sach- und Haftpflichtversicherung des Gebäudes
- Hauswart
- Betrieb einer Gemeinschafts-Antennenanlage, einer mit einem Breitbandnetz verbundenen Verteilanlage oder einer mittels Glasfaser mit einem öffentlichen Netz verbundenen Verteilanlage
- Betrieb der Einrichtungen zur Wäschepflege (Waschküche)
- Sonstige Betriebskosten im Sinne des § 1 der Betriebskostenverordnung, z. B. Kosten für einen gemeinsamen Pool im Haus. Die Kostenart muss genau angegeben werden. Zusätzlich muss die anteilige Kostenübernahme bereits im Mietvertrag vereinbart worden sein.
Weitere Details finden Sie in der Verordnung über die Aufstellung von Betriebskosten (Betriebskostenverordnung – BetrKV).
Wie muss eine richtige Nebenkostenabrechnung aussehen?
Eine Nebenkostenabrechnung muss folgende Punkte enthalten:
- Abrechnungszeitraum
- Aufstellung der Gesamtkosten
- Ihr Anteil an den Gesamtkosten
- Erklärung zum Verteilerschlüssel
- Abzug der bereits geleisteten Vorauszahlungen
- Summe der Rückzahlung oder Nachzahlung
Die Aufstellung der Gesamtkosten muss aufschlüsseln, welche Kosten für welche Positionen angefallen sind. Dabei muss die Berechnung verständlich und nachvollziehbar sein.
Die Nebenkostenabrechnung darf nur Kosten enthalten, die laut Betriebskostenverordnung auf den Mieter umgelegt werden dürfen. Nicht dazu gehören z. B. Verwaltungs- oder Reparaturkosten.
Beachten Sie außerdem: Die Zahlung von Nebenkosten und eine Vorauszahlung hierfür muss bereits im Mietvertrag vereinbart werden. Ist das nicht der Fall, handelt es sich um eine Inklusivmiete. Bei dieser sind bereits alle Neben- bzw. Betriebskosten enthalten. Ausgenommen sind dabei: Heiz- und Warmwasserkosten.
Fehlt die Vereinbarung über eine Nebenkostenzahlung im Mietvertrag, besteht auch kein Anspruch des Vermieters auf eine Nachzahlung.
Befinden sich im Wohnhaus ebenfalls Mieträume mit gewerblicher Nutzung? Die Nebenkosten hierfür müssen ggf. separat berechnet werden, da der Verbrauch oftmals höher liegt. Eine genaue Prüfung der Nebenkostenabrechnung lohnt sich hier.
Gab es während des Abrechnungszeitraums leer stehende Wohnungen, müssen die dafür anfallenden Nebenkosten vom Vermieter selbst getragen werden. Es ist nicht erlaubt, diese Kosten auf die anderen Mieter zu verteilen.
Ein Muster für eine Nebenkostenabrechnung zum Ausfüllen finden Sie hier.
Wie viel Nebenkosten nachzahlen ist normal?
Da die Nebenkosten ebenfalls verbrauchsabhängige Kosten umfassen, ist eine Deckelung der Nebenkostennachzahlung nicht vorgesehen.
Dennoch können Sie mithilfe eines Betriebskostenspiegels ausrechnen, ob die Nebenkostenabrechnung im üblichen Bereich liegt. Der Betriebskostenspiegel zeigt die durchschnittliche Höhe der Betriebskosten bzw. Nebenkosten.
Deutschlandweit liegt der Durchschnitt bei 2,17 € pro Quadratmeter im Monat, basierend auf den Daten des Jahres 2018 (Betriebskostenspiegel (mieterbund.de)). Durch Inflation und Preissteigerung dürften die Kosten inzwischen höher ausfallen.
Da es regionale Unterschiede gibt, vergleichen Sie die eigene Nebenkostenabrechnung am besten mit den Daten des Betriebskostenspiegels Ihrer Region. Diesen finden Sie z. B. auf der Webseite eines Mietervereins Ihrer Umgebung.
Wie kann man die Nebenkostenabrechnung prüfen?
Eine Prüfung kann sich schnell lohnen: Laut Deutscher Mieterbund ist jede 2. Nebenkostenabrechnung in Deutschland fehlerhaft.
Zur Prüfung müssen Sie nicht unbedingt einen Experten aufsuchen. Mit ein paar Tipps können Sie häufige Fehler selbst aufdecken.
Prüfen Sie zunächst, ob alle notwendigen Angaben in der Nebenkostenabrechnung enthalten sind:
- Abrechnungszeitraum
- Aufstellung der Gesamtkosten
- Ihr Anteil an den Gesamtkosten
- Erklärung zum Verteilerschlüssel
- Abzug der bereits geleisteten Vorauszahlungen
- Summe der Rückzahlung oder Nachzahlung
Ist die Berechnung nicht nachvollziehbar, haken Sie besser nach.
Sehen Sie sich die Kostenpositionen genauer an. Sind dies alles Nebenkosten, die auf den Mieter umgelegt werden dürfen? Nutzen Sie zum Abgleich die Aufstellung der zulässigen Kosten aus der Betriebskostenverordnung.
Mit dieser Checkliste zur Überprüfung finden Sie auch weitere häufige Fehler.
Der Vermieter ist nicht verpflichtet, die Rechnungsbelege der Nebenkostenabrechnung beizulegen. Allerdings haben Sie als Mieter das Recht, diese einzusehen oder Kopien zu erhalten. Damit können Sie Ihre Nebenkostenabrechnung genau prüfen.
Wo kann man die Nebenkostenabrechnung prüfen lassen?
Benötigen Sie Unterstützung bei der Prüfung Ihrer Nebenkostenabrechnung, wenden Sie sich am besten an eine Verbraucherzentrale, einen Mieterverein oder einen Anwalt für Mietrecht.
Was kann ich tun, wenn die Nebenkostenabrechnung falsch ist?
Nach Erhalt der Nebenkostenabrechnung hat der Mieter ein Jahr Zeit, um Widerspruch einzulegen. Danach bestehen keine Ansprüche mehr auf Berichtigung.
Der Widerspruch muss schriftlich an den Vermieter gerichtet werden und klar begründet sein. Reine Vermutungen sind nicht ausreichend. Um einen Nachweis über die Zustellung zu erhalten, versenden Sie Ihren Widerspruch per Einschreiben.
Konnten Sie die Nebenkostenabrechnung noch nicht ausreichend prüfen und die Zahlungsfrist rückt näher, überweisen Sie die Nachzahlung unter Vorbehalt der Rückforderung. So sind Sie sicher, dass keine Mahnung oder am Ende noch eine Klage auf Sie zukommen.
Wichtig: Nach Ihrem Widerspruch bleibt die Zahlungspflicht für die Teile bestehen, die korrekt berechnet wurden. Diesen Betrag dürfen Sie nicht einbehalten.
Reagiert der Vermieter nicht auf Ihren Widerspruch, haben Sie die Möglichkeit, die künftigen Nebenkostenvorauszahlungen einzubehalten. Allerdings nur bis zu der Höhe, die zu viel abgerechnet wurde. Haben Sie Ihren Widerspruch aus formellen Gründen eingereicht, haben Sie sogar das Recht, die gesamten Vorauszahlungen einzubehalten, bis Sie eine ordnungsgemäße Nebenkostenabrechnung erhalten. Erfolgt weiterhin keine Reaktion, sind rechtliche Schritte möglich.
Welche Fristen gibt es für die Nebenkostenabrechnung?
Es gibt mehrere Fristen im Zusammenhang mit der Nebenkostenabrechnung, die Sie sowohl als Mieter, aber auch als Vermieter kennen sollten:
- Die Nebenkostenabrechnung muss innerhalb von 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums vom Vermieter erstellt werden. Geschieht das nicht, verfällt sein Anspruch auf mögliche Nachzahlungen.
- Nach Erhalt der Nebenkostenabrechnung können Mieter diese innerhalb von 12 Monaten beanstanden.
- Bei fristgemäßer Erstellung der Nebenkostenabrechnung verfällt der Anspruch des Vermieters auf Nachzahlungen nach 3 Jahren. Die Frist beginnt mit dem Ende der Abrechnungsfrist, frühestens aber mit der Erstellung der Abrechnung.
- Der Anspruch des Mieters, eine Nebenkostenabrechnung zu erhalten, verjährt nach einer Frist von 3 Jahren. Die Frist beginnt nach Ablauf des Jahres, in dem die Abrechnung hätte erstellt werden müssen.
Bis wann muss die Nebenkostenabrechnung da sein?
Endet ein Abrechnungszeitraum, muss die Nebenkostenabrechnung innerhalb von 12 Monaten vom Vermieter erstellt werden. Meist bezieht sich der Abrechnungszeitraum auf ein Kalenderjahr. Die Nebenkostenabrechnung für das Jahr 2023 muss z. B. spätestens zum 31.12.2024 erstellt werden.
Nach Ablauf der Frist haben Vermieter keinen Anspruch mehr auf mögliche Nachzahlungen. Das Recht der Mieter, zu viel gezahlte Vorauszahlungen zurückzuerhalten, verfällt hingegen nicht bei verspäteter Abrechnung. Allerdings kann der Anspruch verfallen, eine Nebenkostenabrechnung zu erhalten. Gehen Sie als Mieter von einer Rückzahlung aus, sollten Sie also lieber nachhaken, wenn die Nebenkostenabrechnung länger auf sich warten lässt.
Kann ich die Nebenkostenabrechnung von der Steuer absetzen?
Das Einkommenssteuergesetz regelt, dass 20 % für bestimmte Nebenkosten angerechnet und von der Einkommenssteuer abgezogen werden können. Dies gilt für einige Handwerkerleistungen und haushaltsnahe Dienstleistungen, wie z. B. Wartungsarbeiten, Arbeiten des Schornsteinfegers, Gartenpflege, Gebäudereinigung, Winterdienst oder die Kosten für einen Hauswart.
Beauftragen Sie als Mieter selbst Handwerker auf eigene Kosten, können Sie dies ebenfalls mit angeben, z. B. bei Renovierungs- oder Modernisierungsmaßnahmen.
Dabei ist zu beachten, dass ausschließlich die Arbeitskosten inkl. Verbrauchsmittel, Fahrtkosten, Maschinenkosten und Entsorgungskosten – allerdings ohne Mehrwertsteuer – anzugeben sind. Auf den Rechnungen müssen die Kostenpositionen daher detailliert aufgeführt werden. Nur dann können die Ausgaben steuerlich berücksichtigt werden. Bitten Sie Ihren Vermieter oder die beauftragten Handwerker um eine solche Rechnungsaufstellung.
Für haushaltsnahe Dienstleistungen können Kosten bis max. 20.000 € steuerlich berücksichtigt werden. Hierfür könnten also bis zu 4.000 € erstattet werden. Bei Handwerkerleistungen liegt der Höchstbetrag bei 6.000 € und somit bis zu 1.200 € max. Erstattung.*
Wichtig: Es können nur Kosten abgesetzt werden, die per Lastschrift oder Überweisung gezahlt wurden. Barzahlungen werden nicht berücksichtigt.
Wo gehört die Nebenkostenabrechnung in die Steuererklärung?
Ihre Ausgaben für die Nebenkosten können Sie im Hauptvordruck Ihrer Steuererklärung in den Zeilen 75 – 77 angeben.
Welche Nebenkostenabrechnung gehört in die Steuererklärung 2023?
Ein Beispiel: In Ihrer Steuererklärung für 2023 geben Sie Beträge aus der Nebenkostenabrechnung für 2023 an. Sollten Sie diese erst später erhalten, geben Sie die Kosten in der Steuererklärung des nächsten Jahres mit an.
Wissenswertes zu den Nebenkosten
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